Privacyverklaring van Mechan Lease B.V.

Mechan Lease vindt de bescherming van persoonsgegevens heel belangrijk. Daarom verwerken wij uw gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en volgens de richtlijnen van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg) (internationaal de General Data Protection Regulation (GDPR) genoemd), die vanaf 25 mei 2018 gehandhaafd wordt. In deze privacyverklaring leggen wij onder andere uit hoe wij met uw gegevens omgaan, wat uw rechten zijn en waar u uw vragen kunt stellen.

Wie zijn wij:

Deze privacyverklaring is van toepassing voor de volgende entiteit:

• Mechan Lease B.V. te Achterveld (KvK inschrijving: 75959933)

Deze privacyverklaring is niet van toepassing voor andere gelieerde bedrijven of bedrijven waarmee Mechan Lease zaken doet. Voor deze derde partijen vindt u op de eigen website van deze bedrijven de privacy verklaring die zij zelf hebben opgesteld en voor dit specifieke bedrijf van toepassing is.

Indien u contact op wilt nemen omtrent vragen over uw eigen persoonsgegevens of met vragen over hoe wij omgaan met uw gegevens, dan kunt u deze stellen op de volgende manieren;

• Per e-mail: privacy@mechanlease.nl
• Per telefoon: +31 (0) 342 459 459
• Per post: Hessenweg 164, 3791 PM, Achterveld

Wat is een persoonsgegeven
Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. U kunt hierbij denken aan uw naam en adres. Maar ook gegevens als het chassisnummer van uw voertuig zijn (indirecte) persoonsgegevens, omdat wij ze kunnen herleiden naar u als persoon. Alle gegevens of combinatie van gegevens die herleidbaar zijn naar één individu zijn persoonsgegevens en vallen onder de privacy wetgeving.

Grondslag van de verwerking
De Avg geeft in artikel 6 aan dat er minimaal één grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens moet zijn. Zonder grondslag mogen er geen persoonsgegevens verwerkt worden. De Avg kent de volgende grondslagen:

• De uitvoering van een overeenkomst
• Een wettelijke verplichting
• Een gerechtvaardigd belang
• Vitaal belang
• Vervulling van taak van algemeen belang/openbaar gezag
• Toestemming

Wat betekenen deze grondslagen nu precies
Bij een uitvoering van een overeenkomst is de vastlegging van persoonsgegevens toegestaan indien er sprake is van o.a. een proefrit, een offerte aanvraag, de verhuur of leasen van een voertuig, het afhandelen van een lease aanvraag, alle verplichtingen die voortvloeien uit een gezamenlijk afgesloten (lease-)overeenkomst, maar ook indien u deelneemt aan een georganiseerd evenement waar u zich voor heeft ingeschreven.  

Onder een wettelijke verplichting valt bijvoorbeeld de tenaamstelling van een voertuig (indien een kenteken wordt afgegeven op een tractor), de verplichting om technische terugroepacties te melden aan de eigenaar van een tractor of de financiële bewaarplicht voor facturen van 7 jaar.

Bij een gerechtvaardigd belang kunnen we denken aan marketing, enquêtes en reclame, maar ook aan cameratoezicht en AGCO Connect (zie hoofdstuk van AGCO Connect) voor diefstalpreventie/opsporing, technisch beheer en veiligheid.

De verwerking van persoonsgegevens bij vitaal belang speelt wanneer er een ernstig gevaar is voor de gezondheid van de klant of van derden.

De vervulling van een taak van algemeen belang (bijvoorbeeld volksgezondheid of sociale bescherming) of de uitoefening van openbaar gezag (overheidsinstanties of overheidsorganen) is op ons niet van toepassing.

Toestemming wordt gehanteerd indien er geen andere rechtsgrond van toepassing is.

Doel en persoonsgegevens
De Avg geeft in artikel 5.1.b aan dat er een doel moet zijn om persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken.

Er zijn verschillende doelen waarvoor wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken. Dit zijn onder andere:

• U laat een offerte voor het leasen van een voertuig maken (grondslag gerechtvaardigd belang).
• U least een voertuig via ons (grondslag overeenkomst).
• U neemt deel aan een enquête over onze dienstverlening (grondslag gerechtvaardigd belang)
• U neemt deel aan een evenement dat door ons georganiseerd is en waarvoor u zich heeft ingeschreven (grondslag overeenkomst).
• U wilt informatie over onze diensten en producten (grondslag gerechtvaardigd belang).
• U wilt onze nieuwsbrief ontvangen (grondslag gerechtvaardigd belang of grondslag toestemming als u geen klant bent van Mechan Lease).
• U wilt uitgenodigd worden voor events (grondslag gerechtvaardigd belang).

Indien u een overeenkomst met ons heeft of wij in de offerte fase van een overeenkomst zijn (precontractuele fase), dan hebben wij het gerechtvaardigd belang u informatie over onze producten en diensten en bedrijf (nieuwsbrieven) te versturen. Tevens mogen wij u uitnodigen voor events, waarbij wij op basis van gerichte informatie die u ons heeft gegeven het passende event voor u kiezen. Indien u deze informatie niet wilt ontvangen, dan kunt u zichzelf eenvoudig uitschrijven. Bij elke bericht vindt u namelijk de optie om uzelf uit te schrijven voor nieuwe berichten. Ook kunt u hiervoor een bezwaar bij ons indienen (zie recht van bezwaar).

Wanneer wij geen overeenkomst met u hebben of ons niet in de precontractuele fase van een overeenkomst bevinden, dan mogen wij u alleen op basis van toestemming informatie over onze producten of diensten of bedrijf (nieuwsbrief) toesturen. Indien u dit niet wilt, dan kunt u te allen tijde uw toestemming intrekken (zie toestemming intrekken). 

Welke persoonsgegevens

De volgende categorieën van persoonsgegevens worden van u vastgelegd:

• Contactgegevens: Naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres.
• Contractgegevens: klantnummer, contractgegevens, betalingsgegevens.
• Transactiegegevens en interactiegegevens: informatie over aankopen van producten en diensten, enquêtes en klanttevredenheidsgegevens.
• Andere persoonlijke gegevens: geboortedatum, geslacht en andere persoonlijke voorkeuren.
• Gebruik van website en communicatie: informatie over hoe u de website gebruikt inclusief informatie die wordt verzameld door middel van cookies en andere volgtechnieken (zie Cookiebeleid).

Beschermen van uw persoonsgegevens

Wij maken gebruik van meerdere beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen. Dit zijn onder andere dataversleuteling en authenticatietools om uw gegevens optimaal te beschermen en te behouden. Ook onze dienstverleners en zakelijk partners doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij hebben dan ook een overeenkomst met deze partijen gesloten waarin is vastgelegd hoe men met uw persoonsgegevens moet omgaan en dat deze adequaat worden beveiligd.

Tevens maken wij gebruik van de volgende voorzieningen;

• Toegangscriteria om uw gegevens te kunnen inzien voor specifieke doeleinden door geautoriseerde medewerkers
• Overdracht van persoonsgegevens in versleutelde vorm
• Opslag van vertrouwelijke gegevens in versleutelde vorm
• Beveiliging van onze IT omgeving door middel van een firewall tegen ongeoorloofde toegang
• Permanente bewaking van onze IT omgeving om misbruik van persoonsgegevens te detecteren en te voorkomen
• Actief update beleid om de software met de nieuwste stand van techniek en beschermingsniveau te kunnen gebruiken

Kopie identiteitsbewijs

• b.v. een proefrit of de verhuur van een voertuig en bij het ondertekenen van een lease overeenkomst, zullen wij u vragen uw rijbewijs aan ons te tonen zodat wij voor de proefrit de geldigheid kunnen controleren en voor het ondertekenen van een leasecontract uw handtekening kunnen verifiëren. Wij zullen van uw rijbewijs een kopie maken of u vragen een kopie aan ons te verstrekken en deze kopie bewaren gedurende de proefrit. Op de te maken kopie dient uw pasfoto en eventueel BSN nummer afgedekt te worden zodat deze niet zichtbaar is. Na afloop van de proefrit of na de controle van uw handtekening op het contract geven wij u de kopie terug of vernietigen wij deze.

Cameratoezicht

Onze vestigingen zijn voorzien van camera’s. Wij vinden dit belangrijk voor de veiligheid van u en uw voertuig, onze medewerkers en onze voertuigen.  De camerabeelden worden na drie maanden verwijderd. We bewaren de camerabeelden langer als deze nodig zijn voor bijvoorbeeld een politieonderzoek na een diefstal of een ander incident.

Gegevens over uw voertuig

• Kenteken (indien van toepassing)
• Chassisnummer
• Merk en model
• Opties en accessoires
• Onderhoudshistorie
• Eigendomshistorie (tenaamstelling kenteken indien van toepassing)

Gegevens in uw voertuig

In uw voertuig zijn ook gegevens aanwezig. Afhankelijk van de uitvoering kunnen de volgende categorieën van gegevens worden verwerkt, met daarna een beschrijving per categorie.

• Operationele voertuiggegevens
• Functies m.b.t. comfort en entertainment
• Smartphone integratie
• Online-diensten
• Diensten van derden
• Gegevens t.b.v. lokalisering van het voertuig

Operationele voertuiggegevens:
Deze gegevens bestaan uit:

Afhankelijk van de technische middelen wordt opgeslagen:

• Bedrijfstoestanden van systeemonderdelen (vulniveaus, bandenspanning, accustatus).
• Storingen en defecten in belangrijke systeemonderdelen (remmen, licht, motormanagement).
• Reacties van systemen in bijzondere rijsituaties (o.a. activering veiligheidssystemen, noodprogramma’s).
• Informatie m.b.t. gebeurtenissen die voertuig schade toebrengen.

Deze gegevens worden in de volgende gevallen opgeslagen:

• in bijzondere situaties, bijvoorbeeld wanneer het voertuig een storing heeft gedetecteerd;
• bij reparaties en onderhoud kunnen de opgeslagen operationele gegevens worden uitgelezen en samen met het chassisnummer worden gebruikt. Werknemers van de merkdealers Fendt, Massey Ferguson en Valtra en als het voertuig bij deze merkdealers wordt onderhouden ook de importeur Mechan Groep en fabrikant AGCO slaan deze gegevens op. Ook derden (storingsdiensten) kunnen deze gegevens uitlezen;
• bij garantie en maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking kunnen opgeslagen operationele gegevens ook worden uitgelezen en gebruikt.

In de regel worden deze gegevens uitgelezen door gebruik te maken van de wettelijke voorgeschreven verbinding voor On-Board Diagnosis (OBD) in het voertuig zelf. De uitgelezen operationele gegevens documenteren de technische toestand van het voertuig of van de afzonderlijke onderdelen. Deze gegevens helpen bij diagnose, naleving van garantieverplichtingen en kwaliteitsverbeteringen. Deze informatie en informatie m.b.t. de belasting van onderdelen, technische gebeurtenissen, verkeerde bediening en andere fouten, worden samen met het chassisnummer doorgestuurd naar de importeur Mechan Groep en de fabrikant AGCO.

AGCO is aansprakelijk voor zijn producten. Hiervoor worden ook de operationele gegevens van de voertuigen gebruikt, bijvoorbeeld voor de terugroepcampagnes. Deze gegevens kunnen worden gebruikt om de garantieaanspraken en aanspraken op verbeteringen achteraf van klanten te controleren.

Wij verwijzen u dan ook naar de Privacy verklaringen van uw dealer, Mechan Groep en AGCO, waar u wordt geïnformeerd hoe deze partijen uw persoonsgegevens verwerken en beveiligen.

Functiegeheugens in het voertuig kunnen tijdens reparaties of onderhoud op uw verzoek worden gereset.

Online diensten

Indien uw voertuig is voorzien van AGCO Connect of een vergelijkbare online verbinding, kan op afstand naar de technische staat worden gekeken en is ook de locatie van het voertuig vast te stellen. Naast Mechan Lease kunnen deze gegevens ook door uw dealer, als Mechan Groep, als AGCO worden opgevraagd en ingezien. Elk van deze partijen heeft haar eigen reden en doel(en) voor dit gebruik en dienen dit in hun eigen privacy verklaring uiteen te zetten. Wij verwijzen u dan ook naar de website van deze bedrijven en adviseren u zich hier van in kennis te stellen.

Mechan Lease gebruikt de technische gegevens om het gebruik van het voertuig te kunnen monitoren. Dit om reparatie en onderhoudskosten goed te kunnen beheren en risico’s in te schatten en waar mogelijk te vermijden. De locatie zal alleen worden gebruikt indien het voertuig vermist of verduisterd is, of indien u zelf de toestemming geeft om de locatie om een andere reden op te vragen. Alleen medewerkers die toegang tot deze gegevens nodig hebben voor het uitvoeren van hun functie, kunnen deze opvragen en inzien.

Indien er niet wordt voldaan aan de contractuele verplichtingen en u in gebreke ben gesteld door Mechan Lease waarbij u ruimschoots de kans heeft gekregen om uw verplichtingen na te komen of hier afspraken met ons over te maken, dan kan Mechan Lease zonder uw toestemming de locatie opvragen indien het voertuig opgehaald moet worden om verdere (financiële) risico’s te voorkomen.

Diensten van derden

Als u diensten van andere aanbieders (derden) gebruikt, dan vallen deze diensten onder de verantwoordelijkheid van de respectievelijke aanbieder en zijn deze onderworpen aan de voorwaarden voor gegevensbescherming en gebruiksvoorwaarden van deze aanbieder. Wij hebben geen invloed op de via deze dienst uitgewisselde inhoud.

Wij raden u daarom aan informatie te verkrijgen van deze derde dienstverlener met betrekking tot de aard, het toepassingsgebied en het doel van de verzameling en het gebruik van persoonsgegevens in het kader van de diensten van deze derden. U kunt dit terugvinden in de Privacyverklaring op de website van de betreffende dienstverlener

Ontvangers en categorieën van ontvangers

Dit zijn partijen die persoonsgegevens van ons krijgen. Dit zijn overheidsinstanties als:

• Dienst Wegverkeer (RDW) (bij afgifte kenteken)

Indien u bij ons een lease overeenkomst heeft aangevraagd, worden uw gegevens ook met andere bedrijven gedeeld om de gemaakte (contractuele) afspraken goed te kunnen uitvoeren. Dit kunnen onder andere zijn:

• De verzekeringsmaatschappij
• De importeur van uw voertuig
• De dealer die het onderhoud en/of de (schade-)reparatie uitvoert
• De financieringsmaatschappij

Derde landen of internationale organisaties

Wij maken onderdeel uit van de Mechan Groep-organisatie welke wereldwijd opereert. Bij voorkeur worden uw persoonsgegevens binnen de Europese Unie (EU) verwerkt.

Wanneer gegevens buiten de EU worden verwerkt, dan gebruiken wij standaardcontracten én passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen dat uw gegevens op hetzelfde niveau van gegevensbescherming worden verwerkt als binnen de EU.

Ook zijn er landen buiten de EU, zoals bijvoorbeeld Zwitserland waarbij de EU heeft vastgesteld dat het niveau van gegevensbescherming gelijk is aan dat van de EU (adequaatheidsbesluit). Voor deze landen zijn dan geen speciale contracten nodig.

Wanneer u wilt weten in welke landen uw persoonsgegevens verwerkt worden, kunt u met ons contact opnemen privacy@mechanlease.nl

Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan de wettelijke of fiscale bewaartermijn. De financiële bewaartermijn is 7 jaar. Indien er geen wettelijke bewaartermijn is, dan hanteren wij een bewaartermijn tot maximaal 6 jaar na laatste contact- of voertuigdatum.

Indien wij uw persoonsgegevens hebben ontvangen voor het maken van een offerte of om u van andere informatie te voorzien en u heeft nimmer iets via ons gehuurd of gekocht, dan bewaren wij uw gegevens maximaal 2 jaar. Als u na deze periode ook op de hoogte gehouden wilt worden van onze producten en diensten dan hebben wij uw toestemming nodig en dienen deze toestemming aantoonbaar te registreren.

Uw rechten als klant

Wanneer er persoonsgegevens van u verwerkt worden heeft u ook rechten volgens de Algemene verordening gegevensbescherming. Deze rechten zijn:

• Recht op informatie:
  Op het moment dat wij uw persoonsgegevens verzamelen zijn wij verplicht u te laten weten wie wij zijn, welke gegevens wij van uw verwerken, met welk doel wij deze gegevens verwerken, aan wie wij de gegevens verstrekken, hoe lang we de gegevens bewaren, hoe we de gegevens beveiligen en welke rechten u heeft.
• Recht op inzage:
  U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien. Het gaat hierbij om de volgende gegevens: de persoonsgegevens die wij van u verwerken, met welk doel wij deze verwerken, aan wie wij de gegevens hebben verstrekt, van wie we de gegevens hebben gekregen en hoe lang we de gegevens bewaren. De inzage krijgt u door mee te kijken in onze systemen of door een overzicht van ons te ontvangen.
• Verzoek om rectificatie:
  Wanneer wij niet correcte of niet volledige gegevens van u hebben, heeft u het recht deze te laten corrigeren. Wij zullen deze gegevens aanpassen en de correcties ook doorgeven aan derde partijen die uw gegevens hebben.
• Verzoek om gegevens te wissen:
  U heeft het recht dat wij uw persoonsgegevens verwijderen. Wij zullen aan dit verzoek voldoen wanneer wij de gegevens niet langer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze verzameld hebben, u uw toestemming intrekt om de gegevens te gebruiken, wij de persoonsgegevens voor een ander doel gebruiken dan oorspronkelijk aangegeven of wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking.
• Recht van bezwaar:
  U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij de gegevens verwerken op grond van ‘gerechtvaardigd belang’ of wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing. In het laatste geval zullen wij de direct marketing onmiddellijk stopzetten. In alle andere gevallen zullen wij eerst een belangenafweging maken.
• Recht van beperking:
  U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk stop te zetten wanneer:
  - u de juistheid van uw gegevens ter discussie stelt
  - de verwerking onrechtmatig is;
  - wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u wil ze voor een rechtsvordering;
  - u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking en dit verzoek nog in behandeling is.
• Recht op dataportabiliteit:
  U heeft het recht om uw gegevens in een digitaal bestand van ons te krijgen als u daar om vraagt. Dit betreft uitsluitend de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt of die door u zijn geregistreerd naar aanleiding van het gebruik van uw voertuig of gebruikmaking van onze diensten.

Voor alle bovengenoemde rechten geldt dat we moeten kunnen vaststellen dat het verzoek daadwerkelijk van u komt. Dit kan betekenen dat wij u vragen om naar onze vestiging te komen om u te legitimeren. Dit doen wij omdat wij natuurlijk niet willen dat uw gegevens in de handen van een onbevoegde persoon vallen.

U kunt het verzoek tot bovengenoemde rechten indienen via privacy@mechanlease.nl.

Wij zullen u een (schriftelijke) bevestiging geven van uw verzoek. Wij zullen binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Wanneer wij meer tijd nodig hebben, zullen wij u dit binnen 30 dagen laten weten. De termijn waarin wij aan uw verzoek moeten voldoen, kan met maximaal 90 dagen worden verlengd.

Wanneer wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen, zullen wij u dit met een schriftelijke motivatie laten weten.

Toestemming intrekken

Wanneer wij uw gegevens verwerken op de grondslag “Toestemming”, dan kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. U kunt dit kenbaar maken via privacy@mechanlease.nl.

Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Dit betekent dat alle verwerkingen van persoonsgegevens die wij eerder op basis van toestemming hebben uitgevoerd rechtmatig blijven.

Wanneer u uw toestemming intrekt, zal de verwerking door ons worden gestaakt, tenzij deze wegens een wettelijke verplichting noodzakelijk is.

Klacht indienen

Als u vragen heeft of een klacht wilt indienen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt u eerst contact met ons opnemen. U kunt dit doen via privacy@mechanlease.nl.

Wanneer uw vraag of klacht niet correct door ons wordt afgehandeld, dan kunt u contact opnemen met privacy@mechangroep.nl.

Wanneer uw vraag of klacht nog steeds niet naar tevredenheid is opgelost, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens, www.Autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. U zult, indien noodzakelijk, op de hoogte worden gebracht van een wijziging. In deze verklaring wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven. Eerdere versies zijn ook te raadplegen.

Datum privacyverklaring: 5 augustus 2020
Datum laatste wijziging: 5 augustus 2020
Vorige versie: n.v.t.